— СтройСистем · Документооборот

Документооборот

Единая система управления документами, сделками и обязательствами строительной компании

Документы, договоры, сделки, гарантийный ремонт и претензионная работа связаны между собой. Видны сроки, ответственные, решения и подтверждения исполнения.

Смотреть презентациюPDF

Проблемы, с которыми сталкивается застройщик

✕Документ согласован, но поручения, сроки и подтверждения исполнения остаются в разных каналах

✕Сроки договоров, суммы и комплектность приложений приходится контролировать вручную

✕Данные о ДДУ, объектах, участниках и эскроу сверяются между таблицами и папками

✕Дефект, подрядчик, претензия и финансовый риск не складываются в общую картину

✕Гарантийные заявки теряются без понятного ответственного, контрольной даты и акта закрытия

01 · Система «Документооборот» · Что это

Пять связанных модулей для управления обязательствами: от согласования документа и заключения сделки до исполнения договора и закрытия гарантийного обращения.

Ключевые преимущества

Единая история: кто, когда и на каком основании принял решение
Контроль сроков, ответственных и подтверждений исполнения
ИИ-ассистент для анализа, сравнения и подготовки документов
Обмен данными с платформами «Ключи» и «Честный выбор»

02 · Функциональные возможности

Документы: от согласования до исполнения

Решение проходит весь маршрут в одной системе. Сроки и приоритеты собраны в общем списке, текущий ответственный виден на каждом этапе.

Маршруты согласования и решения участников
Резолюция, исполнитель и контрольный срок
Версии документов и рабочие комментарии
Результат исполнения и история действий

Документы: от согласования до исполнения

Договоры: обязательства под контролем

Сейчас

Сроки, суммы и приложения проверяются вручную. Легко пропустить окончание договора или согласовать решение по устаревшим условиям.

Стало

В карточке собраны предмет договора, контрагент, объект, стоимость, НДС, сроки и приложения. Общий реестр помогает следить за портфелем договоров и напоминаниями.

Гарантийно-претензионная работа

Юридическая и судебная история дефекта — в одной карточке. Дело можно оценить по срокам и сумме финансового риска.

Дефект, ответственный подрядчик и срок устранения
Претензии, иски, заседания и ходатайства
Комментарии, файлы и подтверждающие материалы
Финансовый риск по каждому делу

Гарантийный ремонт

Каждая заявка привязана к жилому комплексу и квартире. Видны её статус, ответственный и контрольная дата.

Обращение собственника и описание дефекта
Сроки, просрочки и рабочие комментарии
Файлы заявки и акт выполненных работ
Подтверждение закрытия обращения

Сделки: юридическая и финансовая картина

Карточка объединяет сведения о продаже, а реестр показывает состояние портфеля сделок по каждому жилому комплексу.

ДДУ, соглашения, уступки и расторжения
Объекты и кадастровые данные
Участники сделки и их реквизиты
Цена, эскроу, банк, оплата и остаток
Акты и связанные документы

Сделки: юридическая и финансовая картина

ИИ-ассистент в контексте вашей задачи

Ассистент работает с текущим документом, договором, сделкой или гарантийным делом. В анализе указывает риски и ссылается на конкретные пункты.

Анализ рисков, противоречий и незаполненных реквизитов
Сравнение версий: изменения условий, сумм и сроков
Подготовка правок и новых версий документов
Проекты договоров, претензий, служебных записок и резолюций
Краткое заключение для руководителя по данным карточки

ИтогАссистент предлагает изменения. Применение правок к документу требует подтверждения пользователя.

Интеграции: данные переходят вместе с процессом

Документооборот + «Ключи»

Документы приёма-передачи автоматически фиксируются в системе документооборота
Данные по сделкам обновляются в обе стороны с сохранением истории изменений
Замечания с приёмки передаются с данными объекта, собственника, подрядчика, фотографиями, актами и сроками
Работа с замечанием продолжается от контроля устранения до претензии, суда и исполнения решения

Документооборот + «Честный выбор»

Результаты закупки передаются в карточку договора и маршрут согласования
Номер договора, актуальная версия и статусы согласования и подписания возвращаются в закупочную систему
Заказы, поставки, счета, закрывающие документы и рекламации связываются с договорным досье

Индивидуальная адаптация под заказчика

Маршруты согласования под процессы компании

Роли и ответственность участников

Контроль сроков и подтверждений исполнения

РезультатДокументы, договоры, сделки и гарантийная работа связаны общими данными. Команда видит ответственных, сроки и историю решений.

03 · Стоимость

По запросу

Обсудим состав модулей, интеграции и настройку под процессы вашей компании.

Покажем систему на вашем примере

Запросите демо или обсудите внедрение — ответим и предложим следующий шаг.

Документо­оборот